Facturer fait partie des tâches dont le freelance doit s’occuper. En effet, contrairement au salarié, le travailleur indépendant doit gérer la partie facturation et paiement. Comme le freelance travaille en général pour le compte de différents clients et sur de nombreuses missions, savoir facturer est d’une importance capitale pour son entreprise quelle que soit l’origine du prospect (plateforme freelance, site web, bouche-à-oreille…). Comment facturer en tant que freelance ? Suivez le guide.
Facturer en tant que freelance : quelles sont les mentions obligatoires ?
Pour que la facture d’un freelance soit valable, plusieurs informations doivent obligatoirement y figurer :
- Date et numéro de la facture
- Coordonnées du freelance et son numéro SIREN
- Coordonnées du client et son numéro SIREN
- Désignation/nature de la prestation
- Volume et date/période de réalisation de la prestation
- Prix unitaire Hors Taxes – HT
- Prix unitaire Toutes Taxes Comprises – TTC
- Prix total Hors Taxes – HT
- Prix total Toutes Taxes Comprises – TTC
Pour un freelance en auto-entreprise, la facture porte la mention « TVA non applicable – article 293 B du Code Général des Impôts ». Cette mention est obligatoire si les revenus du freelance n’excèdent pas les seuils de TVA auto-entrepreneur.
D’autre part, en plus des mentions obligatoires, la facture peut comporter des mentions facultatives :
- Réduction (s’il y en a)
- Date limite de paiement
- Pénalités et intérêts de retard de paiement
- Les mentions légales du freelance
- Le taux journalier moyen (TJM)
- Vos coordonnées bancaires (IBAN & SWIFT)
En tout cas, la facture est éditée en deux exemplaires. Le freelance en garde un pour sa comptabilité tandis que l’autre exemplaire est envoyé au client pour qu’il procède au paiement.
Quand faut-il facturer le client ?
Que votre client soit ou non une entreprise, vous devez facturer la prestation avec les mentions obligatoires a minima. Le taux de TVA étant différent entre un freelance en entreprise individuelle ou en auto-entreprise, pensez à bien préciser cela en amont, notamment lors de l’élaboration du devis.
La facture est un document officiel qui clôt la prestation commerciale entre votre entreprise et le client, elle doit donc être émise à la fin. Le devis signé (ou le contrat) acte le lancement, la facture d’acompte permet d’être payé partiellement, mais la facture clôt cela.
Quel modèle de facture utiliser ?
Il n’y a pas de format spécifique à respecter à partir du moment où toutes les informations obligatoires figurent sur la facture du freelance. Cependant, il est fortement conseillé d’utiliser un modèle existant ou une application de facturation au lieu de créer une facture avec des fantaisies personnelles.
Les modèles de facture proposés par ces outils sont plus professionnels. Ils doivent évidemment être personnalisés avec les informations qui concernent le freelance, le client, les détails de la prestation, etc.
De plus, le logiciel de facturation facilite l’intégration des factures dans la comptabilité du freelance en question. Le gain de temps est donc réel, ce qui est un point essentiel quand on gère plusieurs factures à la fois.
Quoi qu’il arrive, pensez à numéroter les factures dans l’ordre d’envoi pour vous y retrouver et à indiquer aux clients, lors d’un paiement par virement, de mentionner le numéro de la facture.
Les freelances travaillant avec un expert-comptable peuvent consulter ce dernier afin d’accorder les outils utilisés. De même, ce sera sur la base des factures que saura que déclarer en tant que freelance.
Est-ce que tous les freelances doivent facturer ?
La facturation est une obligation légale commune à tous les professionnels et les freelances en font partie. Quel que soit leur statut, ces derniers doivent respecter les règles spécifiques de la facturation, notamment l’émission obligatoire d’une facture à la fin de chaque prestation de services ou vente effectuée. D’ailleurs, la facture faisant foi de preuve juridique, elle doit être conservée pendant au moins 10 ans après la clôture de l’exercice.
En tout cas, conformément à l’article L443-1 du Code du Commerce, toutes les prestations de services pour une activité professionnelle doivent être facturées. Ainsi, les personnes physiques ou morales peuvent et doivent émettre des factures dans le cadre professionnel. Tout freelance ayant un numéro SIREN et étant enregistré au Registre du Commerce et des Sociétés sont concernés.
Attention, le devis et la facture sont deux documents bien distincts même si les mentions sont sensiblement les mêmes. Alors que la facture est envoyée au client en fin de mission, le devis lui est présenté avant même le début de la réalisation de la prestation. Le devis présente les tarifs du prestataire, ce qui permettra au client de faire appel ou non à lui.
Concernant le fait d’être payé, cela fera l’objet d’un autre article car ce n’est pas aussi simple que cela.
L’Équipe Kisystart
